Redação Gazeta da Torre
Fonte: Netscan Digital
No período de
férias e final de ano muitas pessoas aproveitam para arrumar os papéis que
foram acumulados durante o ano. Cada tipo de documento tem um tempo específico
para permanecer armazenado. O prazo evita o acúmulo de papel desnecessário e
também que documentos importantes sejam jogados fora.
De acordo com
o advogado e colaborador do Gazeta da Torre, Fernando Cavalcanti, faz-se necessário
destacar a importância da cautela no momento em que se pretende desfazer de um
comprovante de pagamento, tendo em vista que a pessoa deve estar ciente do
prazo de validade de cada um, evitando assim, problemas futuros com cobranças
indevidas.
“Neste
sentido, com a Lei Civil em nosso país (2002), a maioria dos comprovantes de
serviços que utilizamos, tais como o consumo de água, energia, telefone,
mensalidade escolar, plano de saúde, além dos tributos como IPTU, IPVA, Imposto
de Renda devem ser guardados pelo prazo de cinco anos após o primeiro dia útil
do ano seguinte de seus pagamentos, bem como, as despesas com taxa de
condomínio, contudo, as despesas com aluguel por 3 (três) anos devem ser
guardados os comprovantes, sendo nestes últimos casos, sugestivo que locatário
solicite uma declaração a cada 12 (doze) meses do locador e ao síndico, dando
conta da quitação destas obrigações, evitando assim o acúmulo de papéis. Já os
pagamentos de seguros (vida, saúde, veículo, etc.) pelo período de 1 (um) ano devem
ser guardados os comprovantes de pagamentos após o vencimento da primeira
mensalidade.
Já o recibo
de compra da casa própria deve ser conservado até que seja devidamente averbado
o registro da escritura pública de compra perante o cartório geral de imóveis.
É aconselhável que para os bens de consumo, tais como, os eletrodomésticos,
automóveis, etc., as notas de compras devam ser guardadas pelo tempo de vida
útil do produto, e não apenas durante a vigência de sua garantia, tendo em
vista a possibilidade da existência de defeitos ocultos de fabricação”, relata
o advogado Fernando Cavalcanti.
“Contudo,
importa lembrar que muitos pagamentos que fazemos, são através de caixas
eletrônicos e que as impressões dos comprovantes em geral apagam com o passar
do tempo, sendo importante nestes casos sempre xerocar tais comprovantes”,
completa o advogado.
Para ajudar a
organizar tudo de forma correta, segundo o arquivista Pierre Carneiro, é
recomendável que caixas de papelão sejam substituídas por pastas plásticas, encontradas
em papelarias, que retém menos umidade. Pastas com divisórias e etiquetas para
a classificação dos documentos também facilitam a organização dos arquivos, que
não devem ser guardados com clipes ou grampos. “Esses metais podem oxidar e
prejudicar o papel e a documentação”, diz Carneiro.
E quanto aos inúmeros
pápeis das empresas, escritórios, comércios, escolas, universidades, hospitais,
profissionais liberais...?
Em tempos
passados, as informações impressas e gravadas em meio analógico (papel, fotos,
filmes), foram a única e principal forma que pessoas físicas e empresas tinham
para compartilhar e armazenar documentos e dados.
Em tempos atuais, a evolução
tecnológica permite atualmente processos mais rápidos e eficazes de
armazenamento e compartilhamento de informações através da digitalização,
como é o caso da PDF Brasil. Com uma de suas unidades instaladas no bairro da
Torre, mais precisamente na rua Conde de Irajá, 746, a PDF Brasil, uma de
nossas colaboradoras do Gazeta da Torre, é uma empresa especializada em
substituir documentos em papel por documentos digitais, não só impressos, mas
também áudio, vídeo, fotos, slides, etc.
Hoje, como nunca, no dia a dia das empresas
e pessoas físicas, perder tempo buscando informações em documentos em papel
causa grande prejuízo. Além de não ser produtivo, esta forma de armazenamento
não é segura. Já imaginou perder aquele álbum de família? Ou documentos
importantes de seus bens como imóveis e veículos? A digitalização veio resolver
este problema de forma simples e segura:
- Diminuição
do espaço necessário para guardar documentos e custos de locação, manutenção,
segurança, etc.
- Segurança
contra perda. A digitalização previne a perda de documentos devido a
deterioração ou acontecimentos como enchentes, incêndios ou até um acidente
banal como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de
café naquele relatório importante que estava sobre a mesa.
- Controle de
acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes
níveis de acesso.
- Rapidez no acesso a informação. A rapidez
para conseguir informações é essencial na tomada de decisões estratégicas nos
dias de hoje.
- Preservação
do Meio Ambiente. Reduzir a quantidade de documentos físicos também reduz o
impacto na produção de papel por exemplo. Até impactos indiretos como custos
com transporte são diminuídos. E vários outros benefícios.
Entender o
sentido do processo de digitalização é simples, basta identificar as
necessidades de soluções rápidas dos dias de hoje. Atualmente as fontes de
buscas rápidas são concentradas em sites de busca (Google, Bing, Yahoo), que
pesquisam a partir de uma palavra-chave e oferecem resultados instantâneos de
assuntos, arquivos e documentos relevantes para o usuário.
Este processo
de transformação de documentos em papel para imagens digitais (escaneadas) vem
sendo a maneira mais eficaz e prática para a rápida localização das
informações. Para casos de escritórios de advocacia, por exemplo, o
cliente pode ter acesso digital aos seus processos, o que é mais uma facilidade
incrível.
Chegou ao fim
a era das pilhas de papel em cima da mesa do escritório de trabalho. O escritório sem papel vem
se tornando possível graças ao gerenciamento eletrônico de documentos. Dada a
redução de espaço para armazenamento de documentos e também a redução de custos
com impressões, cópias e funcionários, essa mudança para digital não vem sendo
só uma mudança operacional, mas também cultural.
Atualmente no
mercado, além dos scanners, também existem multifuncionais avançadas que
sincronizam tablets, celulares ou notebooks, com as funções de impressão e
digitalização. Esta tecnologia permite operar os pedidos de impressão e
digitalização de qualquer um dos diversos aparelhos, via rede sem fio. Muitas
vezes sem a necessidade de um computador de mesa. O sistema permite sincronizar
os arquivos digitalizados com a nuvem (cloud computing), ou imprimir arquivos
da nuvem, sem necessidade da conexão de cabos. O armazenamento automático na
nuvem, só facilita a segurança e organização dos arquivos e diminui a
necessidade de espaço para armazenamento em seu computador ou rede.
Vários outros
aplicativos podem ser compatíveis com essas multifuncionais, por exemplo:
Facebook, Flicker, Picasa, Googles docs, Evernote e Dropbox.
A área que
mais sente a diferença desse processo da extinção do papel é a área
jurídica, que hoje, é obrigada a se adaptar a essa nova tecnologia através do
Processo Judicial Eletrônico. O processo eletrônico foi implantado para a
melhora desse campo, e os advogados que já aderiram ao processo eletrônico
através da digitalização de documentos estão à frente em produtividade e
velocidade.
Assim como a
área jurídica, a medicina também se adaptou ao processo de digitalização. Em
2007 foi permitido que os prontuários médicos fossem em modelo digital através
de assinatura digital do profissional de saúde. O prontuário gerado deve entrar
no sistema de segurança criptografado para ser legal, assim, médicos também
devem ter assinatura digital e certificado digital para prova de que o
prontuário mostre somente informações verdadeiras. Muitos hospitais e clínicas
estão adaptando seus consultórios para esse modelo, para maior segurança dos
arquivos e maior segurança contra danos, além da redução de espaço usado para
armazenar esses documentos.
Hoje o
digital está presente no dia-a-dia de todos. Observe em todos os lugares,
pessoas no celular, tablets ou navegando em seus notebooks em restaurantes,
empresas, inclusive em suas casas. Quem não gosta da ideia do lazer de ler um
livro em seu tablet? Praticidade e espaço, e em qualquer lugar.
Já
existem scanners de livros no
mercado, que estão permitindo eternizar obras antigas, frágeis e restauradas.
Obras raras e livros de todos os assuntos, que antes exigiam um grande esforço
para serem acessadas e compartilhadas, tendo a necessidade de ir a uma
biblioteca ou acervo, e hoje estão a um clique para download em qualquer
aparelho móvel.
As
Universidades estão adotando o sistema de digitalização de livros. Com
bibliotecas imensas e livros antigos de todos os assuntos, sofriam com a
degradação e falta de cuidado dos alunos. Observando a necessidade de guardar
as relíquias, muitas estão comprando scanners profissionais para proteger suas
obras, desde as novas até as mais frágeis e antigas.
O processo de
digitalização de livros também é usado por empresas, bibliotecas, universidades
e poder público. O Scanner de livros usa um método de digitalização diferente
do convencional, porém também é digitalizado e protegido por criptografia e
fácil sistema de organização.
Os livros
digitalizados podem ser compartilhados com os alunos através da nuvem.
É preciso
estar atualizado e rever as necessidades para melhor adaptação à era
tecnológica.
O digital é o futuro no presente, novos conceitos e mudanças,
não só operacionais, mas principalmente culturais. O mundo digital só é
implantado para melhora de velocidade nos processos feitos com folhas de papel,
porque hoje, em qualquer parte do planeta, o mundo dos negócios exige
agilidade. “Tempo é dinheiro”.
As
tecnologias estão a cada dia otimizando os aspectos de rapidez de acesso às
informações e observando cada vez mais o aumento da produtividade. A adaptação
ao processo digital é mais que essencial, afinal ninguém quer parar a evolução
e nem ficar pra trás.
